Een groot deel van dit archief is in de jaren 1990 door het oude gemeentebestuur van Heino overgedragen aan Omheining. Vrijwilligers van de vereniging zijn nu druk bezig met de digitalisering van al dit materiaal. Het gedigitaliseerde materiaal krijgt een plek op een nieuwe website: www.dorpsarchiefheino.nl. De website werd op de Algemene Ledenvergadering van 25 maart jl. gepresenteerd.
Genoeg redenen
Historisch materiaal zoals oude foto’s, landkaarten en documenten is een kostbaar en tegelijkertijd ook een erg kwetsbaar bezit. Door middel van digitalisering kun je dat beter veilig stellen voor de toekomst. En ook maakt het de verhuizing van fysieke spullen naar een andere locatie mogelijk. Zo komt ruimte beschikbaar en die heeft de vereniging hard nodig.
Ook de gemeente Raalte ziet om dezelfde redenen het belang van digitalisering. Zo zijn op het gemeentehuis al zeven jaar vrijwilligers van Omheining bezig met het scannen van oude documenten van de voormalige gemeente Heino vanaf het jaar 1815. Een monsterklus.
Toegankelijk maken
Een belangrijke extra reden voor digitalisering is de huidige trend dat mensen op zoek gaan naar hun eigen familiegeschiedenis. De thuislocatie van Omheining, de Maelderieje aan de Canadastraat 6 in Heino, is echter maar zeer beperkt open, alleen op maandagmorgen van 10 tot 12 uur. Door gegevens, uiteraard binnen de kaders van de privacywet, op een website te plaatsen, maak je die beschikbaar voor een groot publiek dat ze kan doorzoeken op de tijd en plaats die henzelf het beste uitkomt. Ook biedt de website de mogelijkheid om de verhalen achter de spullen te vertellen. Verhalen die nu nog in de hoofden van mensen zitten. Dan krijgt een foto of een document pas echt betekenis voor de bezoeker.
Vele tienduizenden
Voor het systeem achter www.dorpsarchiefheino.nl is Omheining niet over een nacht ijs gegaan. Na uitgebreid onderzoek is gekozen voor ErfgoedCMS, een pakket dat speciaal is ontwikkeld voor kleine heemkundige verenigingen. In november 2025 is het na uitgebreid testen in gebruik genomen. De site ging toen live zonder daar veel ruchtbaarheid aan te geven. Er stond nog te weinig op.
Inmiddels is de site dankzij een groep enthousiaste vrijwilligers die scannen, rubriceren, programmeren, schrijven en plaatsen gevuld met zo’n kleine 250 artikelen en rond de 600 foto’s en documenten. Gezien de enorme hoeveelheid analoog materiaal op de Maelderieje, kan de vereniging nog wel even vooruit. Het is het topje van de ijsberg. Dat aantal loopt namelijk in de vele tienduizenden.
